Sie fragen sich, wie Sie mehrere Projekte auf einmal organisieren und verwalten können? Beginnen Sie mit der Anwendung der richtigen Fristenmanagement-Techniken.
Deadline-Management ist ein Prozess, bei dem Projektmanager ihr Arbeitspensum innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens organisieren, priorisieren und planen. Um die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung für Kunden zu gewährleisten, müssen Sie mit konkurrierenden Prioritäten jonglieren, die Konsistenz der Projektaktivitäten überwachen und die verfügbaren Ressourcen effizient verwalten.
Erfahren Sie, wie Sie all dies und mehr mit den folgenden Tipps und Tricks zum Fristenmanagement erreichen können.
Hauptgründe für das Scheitern des Fristenmanagements
In einer idealen Welt würden Deadlines nie verpasst werden. Aber wenn sie es doch tun, ist es wichtig, einen genaueren Blick darauf zu werfen, wie die Arbeitsaufgaben von Mitarbeitern und Teams oder die Fristen strukturiert sind. Einige der Hauptgründe für das Versagen des Fristenmanagements können sein:
– Unklare Fristen
– Mangelnde Klarheit darüber, was genau getan werden muss
– Kommunikationsbarrieren mit relevanten Stakeholdern
– Fehlende Verantwortlichkeit
– Desorganisation
– Nicht erhalten von notwendigen Informationen aus anderen Abteilungen
Wie lassen sich mehrere Projekte und Fristen am besten managen?
Der beste Weg, mehrere Projekte zu managen, ist zu lernen, Prioritäten bei sich überschneidenden oder konkurrierenden Fristen zu setzen. Schauen Sie sich auch genauer an, wie Sie Ressourcen für konkurrierende Projekte zuweisen. Die Verwendung einer Arbeitsmanagement-Plattform zur Planung und Fristen der Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrer Teams kann eine Hilfe sein.
Mit Shakespeare Software können Sie mehrere Fristen mit Aufgabenverfolgung, benutzerdefinierten Workflows und Dashboards verwalten, die alle aktiven Projekt- und Teammitgliederprioritäten auf einen Blick zeigen. Aufgaben und ihre Abhängigkeiten sind auch mit der Gantt-Diagramm-Ansicht von Shakespeare Software leicht zu verfolgen.
Wie man priorisiert, an welchem Projekt man arbeiten soll, wenn mehrere Projekte existieren
Priorisieren Sie das Projekt, an dem Sie arbeiten möchten, mit einer einfachen Bewertung, die zwei Schlüsselwerte bestimmt: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Diese einfache Lösung für die Priorisierung ist als Eisenhower-Matrix bekannt und umfasst vier verschiedene Kategorien, unter die alle Projekte und Aufgaben fallen. Überlegen Sie, in welchen dieser Bereiche jede Ihrer Aufgaben passt und ordnen Sie sie entsprechend ein:
Dringend und wichtig: Diese Projekte haben strenge, kurzfristige Fristen. Sie sind oft mit größeren Umsatzschätzungen verbunden und helfen Ihrem Unternehmen, dem Erreichen wichtiger Geschäftsziele näher zu kommen.
Dringend und weniger wichtig: Diese Projekte haben strenge, kurzfristige Fristen für Aufträge mit geringerem Umsatzpotenzial, wie z. B. einmalige Projekte oder vergünstigte Dienstleistungen.
Weniger dringend und wichtig: Diese Projekte haben mittel- bis langfristige Fristen. Sie müssen unbedingt erledigt werden, bieten aber viel mehr Flexibilität und Freiheit.
Weniger dringend und weniger wichtig: Ohne eine klare Deadline und ohne direkten Einfluss auf das Endergebnis werden Projekte und Aufgaben dieser Kategorie als Wünsche und nicht als Bedürfnisse betrachtet. Eliminieren Sie sie, wo es möglich ist, oder legen Sie sie auf Eis, bis alle anderen Listenpunkte erledigt sind. Die Chancen stehen gut, dass die einzigen Projekte, die unter dieser Überschrift landen, interne Aktivitäten sind.
So priorisieren Sie mehrere Projekte mit demselben Fristen
Priorisieren Sie mehrere Projekte mit demselben Fristen, indem Sie zunächst prüfen, welches Projekt den meisten Umsatz generiert. Überlegen Sie dann, welches Projekt die meisten Arbeitsschritte hat oder besondere Aufmerksamkeit für komplexere oder zeitaufwändigere Aufgaben erfordert.
Finden Sie heraus, wie Sie mehrere Projekte am besten verwalten können, und erstellen Sie einen Projektmanagement-Lieferplan mit einer dieser effektiven Methoden:
– Beginnen Sie am Ende
– Arbeiten Sie rückwärts von der letzten Projektaufgabe zur ersten. Beginnen Sie mit dem Fälligkeitsdatum und geben Sie jeder Aufgabe einen eigenen Zeitplan, damit Sie richtig einschätzen können, wie lange das Ganze dauern wird.
– Verwenden Sie ein visuelles Werkzeug
– Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool wie Shakespeare Software, das benutzerdefinierte Workflows, individuelle Aufgaben-Updates und Dashboards bietet, die Ihnen in Echtzeit das Gesamtbild zeigen.
Genehmigung einholen
– Teilen Sie die Entwürfe des Projektplans mit Kunden und wichtigen Teammitgliedern innerhalb Ihres Projektmanagement-Tools. Kunden können Ihnen mitteilen, ob sie mit dem Plan einverstanden sind, bevor Sie beginnen. Teammitglieder können helfen, mögliche Stolpersteine zu erkennen oder einzuschätzen, wie realistisch die Wünsche des Kunden angesichts der restlichen Arbeitsbelastung sind.
– Fügen Sie Zeitpläne für einzelne Aufgaben hinzu
– Geben Sie an, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen wird, wenn Sie sie den Teammitgliedern zuweisen. Denken Sie daran, weniger dringende und unwichtige Aufgaben zu streichen.
Haben Sie einen Puffer
Überwinden Sie den Planungsirrtum, indem Sie lernen, wie Sie die Zeit genauer schätzen können. Verwenden Sie Zeitschätzungsbereiche, die das 1/4- bis Vierfache des voraussichtlichen Projekt- oder Aufgabenaufwands umfassen. Verlassen Sie sich auf historische Daten, um Schätzungen mit dem realisierten Aufwand für ähnliche Projekte und Aufgaben in der Vergangenheit zu vergleichen.
Gibt es so etwas wie eine Software zur Fristenverwaltung?
Es ist wahrscheinlich, dass Sie und Ihr Team an jedem Tag der Woche an einer Vielzahl von Aufgaben arbeiten. Sicher, die Verwendung veralteter Methoden wie Stift und Papier und Exceltabellen ist eine Option. Aber wenn Sie Aufgaben zuweisen, einen klaren 360-Grad-Blick auf die Projektarbeit haben und nie wieder eine Deadline verpassen wollen, brauchen Sie eine spezielle Deadline-Management-Software.
Haben Sie Angst, einen Fristen aufgrund unerwarteter technischer Probleme oder eines Fehlers, der Nacharbeit erfordert, zu verpassen? Mit einer Arbeitsmanagement-Plattform wie Shakespeare Software können Sie den Aufgabenfortschritt überwachen, Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zuweisen und den Workflow Ihres Teams optimieren. Vermeiden Sie es, den Überblick über Aufgaben zu verlieren oder Fristen zu verpassen, wenn Sie eine echte Teamzusammenarbeit ermöglichen, die Ihr Team zusammenhält und gemeinsam vorwärts bringt.
Teilen Sie Notizen zum Kundenverlauf teamweit mit einer Arbeitsmanagement-Plattform, auf die jeder zugreifen kann. Greifen Sie schnell auf Details aus Telefonaten und anderer Kommunikation zurück, um Fristen zu überprüfen und ein Gefühl für die Dringlichkeit des Kunden zu bekommen.
Zeigen Sie alle aktiven Projektzeitpläne in einem einzigen Dashboard an. Suchen Sie nach möglichen Hindernissen wie sich überschneidende Aufgaben, überlastete oder nicht ausgelastete Mitarbeiter und Verzögerungen bei einzelnen Aufgaben. Kommen Sie diesen Problemen zuvor, bevor sie überhaupt entstehen.
Wie Shakespeare Software helfen kann, das Fristenmanagement bei der Arbeit zu verbessern
Jetzt wissen Sie genau, wie Sie mit mehreren Fristen jonglieren, Projekte mit der Eisenhower-Matrix priorisieren und Projekte mit konkurrierenden Zeitplänen planen können. Kombinieren Sie Ihr neu gewonnenes Wissen über das Fristenmanagement mit Shakespeare Software. Ihr Shakespeare Software Fristenmanagement Team.